iconMożliwości
Docum.pl

POCZTA - kancelaria

  • Rejestracja w dzienniku korespondencji. Pisma są ewidencjonowane we właściwym dzienniku korespondencji, wyodrębnianym za pomocą rejestru. Wprowadzane są takie informacje jak: data, korespondent, rodzaj wysyłanego dokumentu, opis przesyłki, operator, data załatwienia, pozycja z Jednolitego Wykazu Akt. Możliwe są  wydruki dziennika podawczego za dany okres,  zestawienia kosztów. Możliwość umieszczenia dyspozycji dotyczących osoby bądź działu, sposobu i terminu załatwienia sprawy, aprobaty bądź podpisania. Daje to pełen obraz obiegu korespondencji w przedsiębiorstwie.
  • Dekretacja, podpisywanie i przekazywanie pism wchodzących. Istnieje możliwość przekazywanie korespondencji do kontroli bądź aprobaty do innych sekretariatów, kancelarii bądź referentów. Określanie terminu załatwienia czy podpisu oraz wykorzystanie operatorów pozwala na wprowadzenie kontroli wykonania zadań – na przykład podpisania odbioru przez odpowiednie działy. Zestawienia spraw niezałatwionych czy bez podpisu ułatwiają dodatkowo to zagadnienie.
  • Zabezpieczenia przed dostępem niepowołanych osób do wprowadzonej informacji, poprzez system haseł i praw dostępu na poziomie pisma.
  • Automatyzacja tworzenia korespondencji. Dzięki współpracy z innymi edytorami istnieje możliwość wykorzystania funkcji, jakie one oferują. Szablony dokumentów *.doc, *.sxw mogą być podstawą tworzenia określonej grupy dokumentów. Również łatwość wyszukiwania pozwala na szybki dostęp i wykorzystanie istniejącej już korespondencji w procesie tworzenia nowych.
  • Dołączania pełnych treści pism -- w postaci pliku z programów tekstowych bądź graficznych – na przykład skanowanych. Wbudowana przeglądarka umożliwia podgląd i wydruk wybranych dokumentów. Uprawnione osoby mogą również dokonać korekty.
  • Baza korespondentów. Wszystkie dane na temat instytucji, osób czy firm, z którymi prowadzona jest korespondencja gromadzone są w jednej bazie, przyspieszając proces  tworzenia i umożliwiając analizę dokumentów. Ułatwia kontakty z klientami.
  • Analiza Informacje wprowadzone są do programu miedzy innymi po to, by móc w szybki sposób uzyskać interesujące użytkownika informacje. Analizę wprowadzonej dokumentacji do ewidencji można przeprowadzić dwojako:
    • w postaci selekcji na liście -- na ekranie komputera
    • w postaci zestawienia, które można wydrukować.
    Analizę można wykonywać na podstawie kilku różnych danych – opisujących pismo i wprowadzonych przy okazji ewidencji pisma.
  • Rejestry kancelaryjne Całej poczcie przychodzącej oraz wychodzącej można dodatkowo przypisać rejestr, do którego będzie \QQ{wkładana} korespondencja o określonej tematyce np. faktury przychodzące i faktury wychodzące.
  • Dodatkowe możliwości. W programie istnieje możliwość wydruku dziennika korespondencji, list do podpisu czy do odbioru korespondencji.  Adresowanie kopert i wydruk nalepek adresowych, obliczanie opłat, wysyłanie wiadomości e-mail to niektóre z dodatkowych możliwości programu. Mechanizmy selekcji i agregacji informacji,  według zadanych parametrów: korespondentów, daty, operatorów, teczki, tematu, rodzaju wysyłki.

Jakie informacje rejestrować

Rejestrując pisma przychodzące, wychodzące czy dokumenty dostępne są pola opisujące daną pozycję, a także szereg narzędzi ułatwiających wyszukiwanie i grupowanie, dzięki czemu system zarządzania dokumentami jest przyjazny dla obsługujących go osób.

Nr pisma w dzienniku

Zapewnia ciągłość, spójność i kompletność.

Poprzez nadawanie kolejnych numerów dokumentom tego samego rodzaju można sporządzić rejestr, w którym brak dokumentu sygnalizowany będzie poprzez przeskok w numeracji. W systemach nie wykorzystujących ewidencji komputerowych – numer dokumentu miał istotne znaczenie. Numer (przedrostek do numeru) może służyć do odróżnia pomiędzy sobą poszczególnych spraw, oddziałów, osób, odzwierciedlać miesiąc i rok. W systemach komputerowych mogę być wprowadzane są dodatkowe atrybuty, dlatego numer ma coraz częściej umożliwić jedynie identyfikację pisma. Musi więc zostać zapewniona jego unikalność (niepowtarzalność) w skali całego przedsiębiorstwa.

Ułatwia wyszukiwanie

Unikalny numer naniesiony na korespondencje z pewnością ułatwia zarządzanie dokumentami w firmie a w szczególności wyszukiwanie pism w archiwum, jak i w ewidencji.

CZY WIESZ, ŻE ... - możliwe jest zastosowanie kodów paskowych

Wyobraźmy sobie, że firma otrzymuje dużą ilość dokumentów (faktur, blankietów), które są rejestrowane najpierw w sekretariacie, w odpowiednim dzienniku, a następnie 'przechodzą' (np. ich scany) do systemów księgowych. Oryginały natomiast pozostają w sekretariacie. Problem może pojawić się w momencie konieczności wyszukania takiego oryginału dokumentu. Jeżeli każdy dokument będzie miał naniesiony kod (np. paskowy), i ten kod będzie umieszczony również na scanie oraz w każdym używanym innym systemie w firmie – to znalezienie takiego dokumentu jak i zarządzanie biurem nie będzie sprawiało trudności. Przykładowy schemat postępowania:

  1. Podczas tworzenia dokumentu umieszcza się ciąg informacji zamienianej na kod kreskowy (blankiety przelewów bankowych, kupony).
  2. Podczas rejestrowania otrzymanego dokumentu nakleja się wydrukowaną etykietę z kodem kreskowym (na przykład wykorzystując etykiety samoprzylepne i drukarki etykiet (drukarki kodów kreskowych).
  3. Następnie kod ten (ręcznie, czytnikiem kodów bądź przy okazji stosowania oprogramowania OCR) wprowadza się do bazy.

Uwaga - Kody kreskowe mogą służyć także do archiwizacji. W zależności od organizacji danego archiwum, mogą się znajdować na teczkach zbiorczych lub na pojedynczych dokumentach.

Strony

Oznaczają firmy i osoby:
  • nadawca / odbiorca (adresat) – w zależności od rodzaju pisma (wychodzące czy przychodzące) w programie rejestruje się "tę drugą stronę". Wybór z listy kontrahentów / kontaktów pozwala na uzyskanie zestawienia wszystkich dokumentów w systemie dotyczących danego kontrahenta.
  • osoba tworząca korespondencję / przyjmująca – w tym przypadku możliwe jest utworzenie rejestrów spraw dla danego pracownika, a także ograniczenie dostępu do korespondencji i spraw dla tych, którzy nie są przez nich tworzone, bądź nie należą do zdefiniowanej grupy.

CZY WIESZ, ŻE ...

pisma dzielą się na:
  1. Wewnętrzne - w pismach tych nadawca i adresat pochodzą z tej samej jednostki organizacyjnej (np.: notatki służbowe, protokoły),
  2. Zewnętrzne - nadawca i adresat są z różnych jednostek organizacyjnych, pisma te można podzielić na pisma zewnętrzne (przychodzące) - w pismach tych nadawcą jest inna jednostka organizacyjna (zewnętrzna), zaś adresatem nasza firma, oraz pisma zewnętrzne (wychodzące) - nadawcą jest nasza firma, a pismo jest adresowane do innej jednostki organizacyjnej.

Opis

Wprowadzenie dodatkowego opisu powoduje łatwość wyszukiwania bez konieczności otwierania załączników.

Wiadome jest, że w systemach wspomagających rejestrację można dołączać dokumenty źródłowe, skany otrzymanych pism czy obrazy. Ich przeglądanie związane jest z uruchamianiem odpowiedniego programu, co zwiększa czas potrzebny na dotarcie do właściwego dokumentu. Wprowadzając dodatkowe opisy tekstowe sprawy, na przykład jakiej to dotyczy, opisu treści dołączonego dokumentu uzyskamy możliwość szybszej analizy i wyszukiwania informacji.

Słowa kluczowe

Technika zaczerpnięta pierwotnie z artykułów naukowych, a ostatnio wykorzystywana w internecie. Słowa kluczowe definiują zawartość w sposób maksymalnie syntetyczny, co ułatwia klasyfikację treści oraz umożliwia dotarcie do niej wyszukiwarkom i czytelnikom. Stosowanie słów kluczowych przy rejestracji dokumentów może z jednej strony przyspieszyć wyszukiwanie, z drugiej umożliwić jej grupowanie.

Grupowanie według tekstu opisu / słów kluczowych

Istnieją metody pozwalające na grupowanie, czyli automatyczne tworzenie grup, na podstawie tekstów: opisu, słów kluczowych, nazw. W grupowaniu nie są znane grupy, do których dany dokument ma być zaliczony, natomiast w jej wyniku można natomiast odkryć wzajemne zależności. Oczywiści ta technika będzie przydatna w dużych bazach danych.

Daty pisma / przyjęcia

  • data wpływu - pozwala na uzyskanie chronologii (rejestr według daty wpływu),
  • data pisma - dodatkowa informacja, identyfikująca dane pismo.
  • termin realizacji - pozwala na uzyskanie chronologii spraw do załatwienia, kontrolę pism niezałatwionych, a także wykorzystanie narzędzia przypominania.

CZY WIESZ, ŻE ... warto określić termin realizacji dla typowych spraw (reklamacja, błąd).

Mimo podziału, łatwego w ocenie dla człowieka, na pisma terminowe i zwykłe, w przypadku programu konieczne jest wprowadzenie terminu realizacji dla każdego pisma wymagającego działania przedsiębiorstwa.

  1. Pisma zwykłe - które załatwiane są w zwyczajowo lub przepisowo ustalonych terminach – konieczne jest zdefiniowanie i ewidencja terminu realizacji,
  2. Pisma pilne i bardzo pilne - są przesyłane i załatwiane zawsze w pierwszej kolejności – do wprowadzenia znacznik i / lub krótki termin realizacji,
  3. Pisma terminowe - w których wskazano konkretny termin załatwienia sprawy. Te jako pierwsze będą miały wprowadzony termin realizacji.

Treść

Do korespondencji można dołączyć dodatkowe informacje:

  • rodzaj - na przykład oferta, zamówienie, faktura, uzgodnienie warunków zamówienia. W programie można wykorzystać do tego celu również dodatkową bazę: wykaz akt lub tematy.
  • załącznik - dołączanie treści w postaci załącznika w wersji elektronicznej. Dla pism papierowych - w postaci skanu dokumentu.
  • informacja o miejscu przechowywania (teczce).

Dekretacja - adresat w firmie

Często w firmie pisma są przekazywane do zrobienia do innej komórki, działów lub osób.

W programie można zdefiniować wymóg konieczności podpisania odbioru, a w przypadkach osób nie pracujących na stałe przy komputerze (nie mających dostępu do poczty i spraw do nich przypisanych) – powiadomienie SMS, e-mail, komunikator – automatycznie przy dekretacji.

Szybka rejestracja kampanii

W programie do zarządzania dokumentami Docum.pl kampanie pozwalają na wybór, rejestrację oraz ułatwiają wysyłkę do wyselekcjonowanej grupy firm / osób z bazy kontaktów. Faktyczną korzyścią z używania tej opcji jest łatwość w ich powtarzaniu. Dane bowiem dotyczące poprzednich wysyłek są zapamiętane, uzupełnione o rodzaj wysłanych materiałów, rodzaj klientów, odzew itp. -- wykonanie więc kolejnej wysyłki trwa naprawdę krótko. Rejestrację i obsługę kampanii prowadzi się w opcji kampanie, którą z kolei można znaleźć na menu wysuwanym z prawej strony ekranu. Program pozwala na obsługę personalizowanych kampanii reklamowych, a w szczególności:

  • prowadzenie bazy wysłanych materiałów i otrzymanych zgłoszeń,
  • statystyki według ustalonych parametrów, analiza.

W programie kampanię prowadzi się według następującego schematu:

  1. Przygotowanie bazy adresowej - polega na wprowadzeniu i wyselekcjonowaniu kontaktów z bazy. Przy wprowadzaniu kontaktów nie wolno zapomnieć o atrybutach (czyli cechach wspólnych dla wszystkich klientów) - dzięki nim można potem "zbiorczo wczytać" wszystkich do kampanii.
  2. Grupowanie klientów - agregacja - według atrybutów z kontaktów i poprzednich kampanii. Dzięki tej funkcji powstaje zestawienie grupy docelowej, według którego wprowadza się dane do kampanii.
  3. Założenie kampanii (na podstawie danych z agregacji) i jej przeprowadzenie (można przykładowo wydrukować nalepki).
  4. Ocena skuteczności kampanii.

CZY WIESZ, ŻE ... warto określić termin realizacji dla typowych spraw (reklamacja, błąd).

Mimo podziału, łatwego w ocenie dla człowieka, na pisma terminowe i zwykłe, w przypadku programu konieczne jest wprowadzenie terminu realizacji dla każdego pisma wymagającego działania przedsiębiorstwa.

  1. Pisma zwykłe - które załatwiane są w zwyczajowo lub przepisowo ustalonych terminach – konieczne jest zdefiniowanie i ewidencja terminu realizacji,
  2. Pisma pilne i bardzo pilne - są przesyłane i załatwiane zawsze w pierwszej kolejności – do wprowadzenia znacznik i / lub krótki termin realizacji,
  3. Pisma terminowe - w których wskazano konkretny termin załatwienia sprawy. Te jako pierwsze będą miały wprowadzony termin realizacji.

Madar Sp. z o.o.

To firma informatyczna, działającą na rynku od 1991r. Nasz główny kierunek działania skupia się wokół tworzenia i wdrażania nowoczesnych programów wspomagających zarządzanie przedsiębiorstw:

Wobec rosnącego zapotrzebowania na usług i aplikacje udostępniane online (czyli na żądanie użytkownika – ang. „cloud computing”) - powstała rodzina programów Mobile - obsługiwana przez przeglądarkę, a obecnie portal pozwalający na używanie programów bez instalacji na swoich komputerach.

Czytaj więcej o programach MADAR ...

INNE PROGRAMY

Polecamy inne rozwiąznia naszej firmy "w chmurze":

Madar 7 - w chmurze

Zintegrowany internetowy system klasy ERP do prowadzenia firmy przez internet.

System zintegrowany ERP, aplikacja mobilna, on-line

Madar 7 online

w chmurze

50,00 zł

miesięcznie
dla jednego użytkownika

Przeznaczony dla małych i średnich firm: Zobacz demo programu: Madar 7
http://www.madar7.pl/demoonline.htm


madar.mobi

Sprzedaż i magazyny online

banner

iconprzez internet
iconza darmo jeden użytkownik
iconbez instalacji
iconbez limitu ilości towarów
icondla wielu magazynów

Jak działa portal: zobacz demo


invoicer.pl

Darmowe fakturowanie online

banner

Sprawdź całkowicie darmowe rozwiązanie on-line, pozwalające na:

iconwystawianie faktur VAT,
iconprowadzenie księgowości,
iconrozliczenie podatku VAT,
iconkontrolę płatności.

Wystarczy założyć konto i mieć dostęp do internetu, by wszystkie dane i dokumenty były dostępne każdego dnia i o każdej porze, niezależnie od miejsca pobytu.

Przejdź na invoicer.pl