Nowoczesny
sekretariat

iconPozwala na prowadzenie ewidencji korespondencji i obiegu dokumentów, danych o klientach w chmurze

Umożliwia dostęp przez przeglądarkę, niezależnie od miejsca pobytu i używanego urządzenia:

  • prowadzenie książki podawczej (ewidencja treści pism i dokumentów),
  • wydruki dziennika korespondencji,
  • podpisanie odbioru,
  • dostęp do danych kontrahentów, rozmów, warunków.

Współpraca
on-line

iconWystarczy założyć konto i mieć dostęp do internetu, by zawsze pod ręką mieć pisma, dokumenty, umowy, regulaminy.

Dostępne każdego dnia i o każdej porze, niezależnie od miejsca pobytu, do wykorzystania rónież przy współpracy:

  • sekretariatów, również oddalonych oddziałów,
  • dyrektorów i handlowców,
  • zarządzających i właścicieli.

CRM - zarządzanie
kontaktami

iconPozwala na zgromadzenie informacji związanych z obsługiwanym klientem.

  • Ewidencja danych o kontrahencie oraz kontaktach (osobach, z którymi można się kontaktować, powiązania: oddział, firma zależna itp.).
  • Klasyfikacja klientów według wybranych cech, również projektowanych
  • Ewidencja rozmów, zapytań, ofert.

Docum.pl daje też możliwość pracy na tablecie, smartfonie.

Dlaczego warto ...

1. Ułatwisz sobie codzienną pracę

Program do obsługi sekretariatu Docum.pl to nowoczesny sekretariat on-line, który ułatwi codzienną pracę w szczególności poprzez automatyczne:
  • adresowanie kopert,
  • wydruki nalepek adresowych,
  • obliczanie opłat pocztowych,
  • wydruki dziennika korespondencji,
  • wydruk list podpisania odbioru.

2. Natychmiast uzyskasz informacje

  • czy dany dokument został otrzymany / wysłany,
  • gdzie jest przechowywany oryginał,
  • w przypadku większej firmy - kto i czy odebrał dany dokument,
  • kiedy została wysłana odpowiedź.

a wyszukanie dowolnego dokumentu jest szybkie i proste, według: kontrahenta, opisu, numeru dokumentu, daty lub rodzaju.

3. Szybko zarejestrujesz przesyłkę do wielu kontrahentów

- poprzez założenie kampanii, w której wprowadzisz wszystkich klientów oraz materiały, które zostały do nich wysłane, takie jak ulotka, folder, list czy reklamówka. Dzięki temu w łatwy i szybki sposób będzie można:
  • powtórzyć kampanię do tej samej grupy,
  • dowiedzieć się jakie materiały były wysyłane w ostatnich okresie,
  • komu wysłany został folder,
  • jakie materiały otrzymał już klient.

4. Nikt Cię nie zaskoczy

Prowadząc negocjacje, rozmowy handlowe, przeprowadzając analizy czy będąc na delegacji, dzięki programowi do obsługi kancelarii Docum.pl:
  • masz pod ręką zarejestrowane w programie dokumenty, w szczególności historię wszystkich wysłanych dokumentów do danego klienta,
  • łatwo odnajdziesz dane klientów (dostępna wiedza na temat osób adresów i telefonów):
    • teleadresowe,
    • o pracownikach, zajmowanych przez nich stanowiskach, telefonach i e-mailach,
    • o firmach powiązanych.
  • szybciej utworzysz nowy dokument, mając ofertę czy pismo pod ręką, na przykład:
    • ofertę dla klienta z tej samej branży,
    • pisma do urzędu skarbowego.

5. Połączysz nawet oddalone sekretariaty

W przypadku posiadania większej firmy oraz kilku sekretariatów możliwe jest prowadzenie kilku rejestrów - osobno dla każdego sekretariatu - a jednocześnie posiadania informacji na temat całej korespondencji w firmie. Dzięki wersji przez przeglądarkę i zdalny dostęp do korespondencji, sekretariaty mogą być oddalone od siebie a zarządzanie korespondencją jest w skali firmy jest bardzo proste.

Ciekawe możliwości

Rejestracja w dzienniku korespondencji

  • Rejestracja w dzienniku korespondencji
    (wraz z pełnymi treściami), automatyzacja tworzenia pism – wykorzystanie szablonów MS-Word i OpenOffice. Pismo są ewidencjonowane we właściwym dzienniku korespondencji lub rejestrze spraw. Wprowadzane są takie informacje jak: data, korespondent, rodzaj wysyłanego dokumentu, opis przesyłki, operator, data załatwienia. Możliwe są wydruki dziennika podawczego za dany okres, zestawienia kosztów.
  • Baza korespondentów.
    Wszystkie dane na temat instytucji, osób czy firm, z którymi prowadzona jest korespondencja gromadzone są w jednej bazie, przyspieszając proces tworzenia i umożliwiając analizę dokumentów.

Jednolity rzeczowy wykaz akt

Możliwość dowolnego układu rzeczowego wykazu akt, zgodnego z wytycznymi rozporządzenia.

Dekretacja pism

  • Selekcja i agregacja.
    Mechanizmy selekcji i agregacji informacji, według zadanych parametrów: korespondentów, daty, operatorów, teczki, tematu, rodzaju wysyłki.
  • Dekretacja, podpisywanie i przekazywanie pism wchodzących.
    Istnieje możliwość przekazywanie korespondencji do kontroli bądź aprobaty do innych sekretariatów, kancelarii bądź referentów. Określanie terminu załatwienia czy podpisu oraz wykorzystanie operatorów pozwala na wprowadzenie kontroli wykonania zadań – na przykład podpisania odbioru przez odpowiednie działy. Zestawienia spraw niezałatwionych czy bez podpisu ułatwiają dodatkowo to zagadnienie.
  • Wydruki.
    W programie istnieje możliwość wydruku dziennika korespondencji, list do podpisu czy do odbioru korespondencji.
  • Dołączania pełnych treści pism
    - w postaci pliku z programów tekstowych bądź graficznych – na przykład skanowanych. Wbudowana przeglądarka umożliwia podgląd i wydruk wybranych dokumentów. Uprawnione osoby mogą również dokonać korekty.
  • ewidencja poczty i dokumentów

Praca ON-LINE

  • Możliwość pracy on-line.
  • Dziennik podawczy dostępny ze smartfonu
  • Przesyłanie dokumentów do Kancelarii jako załączników.
  • Prowadzenie elektronicznego dziennika korespondencji z dostępem 24 godziny na dobę.

Automatyzacje

  • Zabezpieczenia przed dostępem
    niepowołanych osób do wprowadzonej informacji, poprzez system haseł i praw dostępu na poziomie pisma.
  • Automatyzacja tworzenia korespondencji.
    Dzięki współpracy z innymi edytorami istnieje możliwość wykorzystania funkcji, jakie one oferują. Szablony dokumentów (*.doc, *sxw) mogą być podstawą tworzenia określonej grupy dokumentów. Również łatwość wyszukiwania pozwala na szybki dostęp i wykorzystanie istniejącej już korespondencji w procesie tworzenia nowych.
  • Dodatkowe możliwości
    Adresowanie kopert i wydruk nalepek adresowych, obliczanie opłat, wysyłanie wiadomości e-mail to niektóre z dodatkowych możliwości programu.

Program do zarządzania dokumentami Docum.pl pozwala ustalić zasady obiegu dokumentów, w taki sposób, że przykładowo poczta wychodząca czy wiedza na temat firm będzie zawsze dostępna on-line dla pożądanych osób. Rejestracja w dzienniku korespondencji czy też rejestracja spotkania w CRM może być dokonywana z każdego miejsca z dostępem do Internetu.

INNE PROGRAMY

Polecamy inne rozwiąznia naszej firmy "w chmurze":

Madar 7 - w chmurze

Zintegrowany internetowy system klasy ERP do prowadzenia firmy przez internet.

System zintegrowany ERP, aplikacja mobilna, on-line

Madar 7 online

w chmurze

50,00 zł

miesięcznie
dla jednego użytkownika

Przeznaczony dla małych i średnich firm: Zobacz demo programu: Madar 7
http://www.madar7.pl/demoonline.htm


madar.mobi

Sprzedaż i magazyny online

banner

iconprzez internet
iconza darmo jeden użytkownik
iconbez instalacji
iconbez limitu ilości towarów
icondla wielu magazynów

Jak działa portal: zobacz demo


invoicer.pl

Darmowe fakturowanie online

banner

Sprawdź całkowicie darmowe rozwiązanie on-line, pozwalające na:

iconwystawianie faktur VAT,
iconprowadzenie księgowości,
iconrozliczenie podatku VAT,
iconkontrolę płatności.

Wystarczy założyć konto i mieć dostęp do internetu, by wszystkie dane i dokumenty były dostępne każdego dnia i o każdej porze, niezależnie od miejsca pobytu.

Przejdź na invoicer.pl

Kancelaria

kancelaria

Sprawdź program - instalowany na własnych serwerach:

icondziennik korespondencji,
icondekretacja pism,
icondołączanie treści pism,
iconCRM.

Więcej ...

Folder Programy internetowe

folder programy internetowe